Le PCG appelle "Achats", les biens achetés pour être utilisés au cours d'un processus de production, consommés au premier usage ou être revendus en l'état.
Les ventes constituent le produit de l'activité normale et courante de l'entreprise ; elles correspondent aux ressources acquises par l'entreprise pour le prix des marchandises cédées, des travaux effectués ou des services vendus.
On peut donc dresser la typologie suivante :
ACHATS
VENTES
· 601 Achats de matières premières
· 602 Achats d'autres approvisionnements stockés
· 604 Achats d'études et de prestations de service
· 605 Achats de matériels (1)
· 606 Achats non stockés de matières et fournitures
· 607 Achats de marchandises
701 Ventes de produits finis
702 Ventes de produits intermédiaires
704 Travaux
705 Etudes
706 Prestations de services
707 Ventes de marchandises
708 Produits des activités annexes
(1) à ne pas confondre avec les acquisitions de matériel destiné à être immobilisé comme moyen e production (immobilisation). Il s'agit ici de matériels incorporés dans les produits finis.
Les autres dépenses qui n'ont pas le caractère d'achat stricto sensu sont enregistrées dans les sous comptes 61 Services extérieurs et 62 Autres services extérieurs.
Les achats doivent être justifiés par une facture ; les ventes doivent être justifiées par une facture ou par la bande d'une caisse enregistreuse.
I LES RÈGLES DE BASE DE LA FACTURATION
On distingue :
· les factures de DOIT (factures de vente) ;
· les factures d'AVOIR (factures constatant un retour de marchandises par le client ou une réduction hors facture de DOIT accordée au client).
Fiscalement, tout assujetti à la TVA vendant des biens ou services à un autre assujetti doit délivrer une facture ou un document en tenant lieu. (la facture doit être établie en double exemplaire : un pour le vendeur et un pour le client)
Remarque : un commerçant n'a pas l'obligation de délivrer une facture à un particulier dans le cas où celui-ci règle en espèces.
1°) Les mentions obligatoires sur facture (articles 289 et 242 du code général des impôts)
Sont obligatoires :
- l'identification du vendeur ou prestataire (raison sociale, statut juridique, Numéro RCS et/ou Registre des métiers) ;
- identification du client
- la date de la facture ;
- le numéro de la facture ;
- la date d'échéance ;
- pour chacun des biens livrés ou des services rendus, la quantité, la dénomination précise, le prix unitaire hors taxe et le taux de TVA ;
- les rabais, remises, ristournes accordés ;
- l'escompte accordé ;
- Le montant de l'avance ou de l'acompte éventuellement versé.
Pour une mise à jour immédiate de ces données vous pouvez consulter les cyberpages suivantes :
Remarque 1 : il faut être très prudent en numérotant les factures car l'administration ne tolère pas les numéros manquants.
Remarque 2 : en phase de conception des documents commerciaux qui seront émis par une entreprise, il ne faut pas négliger l'esthétique de la facture car elle contribue elle aussi à véhiculer une certaine image.
2°) La conservation des factures
Le décret comptable de 1986 précise que les factures doivent être conservées 3 ans. La législation fiscale porte cette durée à 6 ans. Le code du commerce annonce 10 ans.
Bref…les factures doivent être classées et conservées chronologiquement.
3°) Les réductions sur factures
Une facture peut comporter des réductions
La remise est une réduction accordée en fonction des quantités achetées ou de la personnalité du client
Le rabais est une réduction accordée pour défaut de qualité , retard ou erreur sur la marchandise livrée
La ristourne est une réduction accordée en fonction d'un niveau de chiffre d'affaire réalisé avec le client concerné.
L'escompte est une réduction accordée pour paiement comptant.
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